江苏省第十八届运动会将于2014年9月19日在我市开幕，前期赛事已于2014年4月8日起陆续举行。按照徐州市第十八届省运会组委会的要求，我校将有800余名场地志愿者与4600名开幕式背景翻板演员（两项共计约5500人）参与赛会服务和演出任务。按照组委会工作要求，现将我校相关工作实施方案拟定如下：

一、组织机构

因该项工作市委、市政府高度重视，且工作任务重，时间跨度大，涉及人员多，为确保圆满完成组委会交办的各项工作任务，现成立徐州工程学院省运会志愿服务工作领导小组。

组长：沈超

成员：由学校相关职能部门（宣传部、校长办公室、教务处、学生处、财务处、总务处、保卫处、团委、后勤服务中心）及各二级学院主要负责人构成

领导小组下设办公室：

主任：徐辉

副主任：王逢博

成员：各二级学院分管学生工作领导

二、具体工作任务

本届省运会我校主要有两项任务，一是组织850名场地志愿者为赛会提供志愿服务工作，含竞赛志愿者、礼仪志愿者、安保志愿者、接待志愿者、观众服务志愿者、专业志愿者；二是组织4600名学生参加开幕式背景翻板演出。

具体时间及任务安排如下：

（一）场地志愿者工作安排

1、时间：5月6日至12日，7天（周二至周一）；地点：奥体中心；竞赛项目：举重比赛；涉及学生：151人（中心校区）

2、时间：5月23日至29日，7天（周五至周四）；地点：奥体中心；竞赛项目：田径预赛；涉及学生：401人（中心、城南校区）

3、时间：7月5日至8日，4天（周六至周二）；地点：奥体中心；竞赛项目：田径竞走决赛；涉及学生：261人（中心校区）

4、时间：9月17日至20日，4天（周三至周六）；地点：奥体中心；竞赛项目：女子游泳决赛；涉及学生：263人（中心校区）

5、时间：9月21日至26日，6天（周日至周五）；地点：奥体中心；竞赛项目：田径决赛；涉及学生：251人（中心、城南校区）

按照组委会要求，于3月下旬组织开展各类志愿者的培训工作（具体培训时间及内容方式与组委会协商确定），我校还需指定5名志愿者之家主任，由二级学院学生科长、团委书记或辅导员担任，具体人选由学生处、团委遴选安排，请相关学院予以支持。

（二）翻板演员工作安排

1、校内训练阶段：8月25日至8月31日由组委会导演组派驻人员来校进行集中排练；

2、9月3日至18日期间，利用周六、周日时间（除去新生报到的周末）原则上安排三次合练和三次彩排，具体日期、训练时间、训练地点和合练方式待定；

3、9月19日上午，4600名参演学生参加开幕式演出。

三、各部门工作安排

为便于统一协调部署，明晰工作任务，学校工作机构下设四个小组，分工安排和具体职责如下：

（一）活动组：

责任部门：学生处、团委

具体职责：由校团委负责场地志愿服务人员的招募、培训、管理和带队参会；由学生处负责开幕式背景翻板演员的招募、培训、管理和带队参会；

1、由校学生处、团委负责协调各二级学院，于5月上旬制定招募计划并组织实施（翻板演员原则上由中心校区学生组成）；

2、负责与组委会及时沟通联系，按照布置和要求开展人员培训，负责参演学生的召集、管理（早晚自习、早操的调整安排）等与训练相关的各项工作；

3、负责训练期间的音响租赁与车辆租赁安排，由体育学院负责训练期间的场地安排；

4、负责志愿者和参演人员分组、信息统计、物资发放以及志愿者之家主任的遴选培训工作；

5、负责培训及赛会期间宣传素材的收集汇总工作和赛后优秀志愿者评选的推荐工作。

（二）保障组：

责任部门：教务处、学生处财务处、总务处、保卫处、后勤服务公司

具体职责：

1、教学保障：由教务处负责协调志愿服务学生和背景演员训练和参演期间的请假和课程（含公选课）、考试调整等相关事宜的安排；请各二级学院给予协调配合；

2、安全保障：由保卫处负责训练和参演期间安全保卫、秩序维护及车辆停放安排工作；

3、后勤保障：由总务处和后勤服务总公司负责学生训练及参演期间的医疗、临时车辆、饮用水、训练场地电力、志愿者和演职人员食宿等相关保障。（假期期间参与训练的学生住宿工作由学生处负责协调安排）

4、资金保障：由财务处会同领导小组办公室积极申请组委会专项资金支持，负责训练及演出期间的资金使用保障。

（三）宣传组：

责任部门：宣传部 

具体职责：负责志愿服务工作和参演训练的宣传报道和赛后校内优秀志愿者的评比表彰工作。

（四）秘书处：

责任部门：办公室

具体职责：负责部门协调、会议通知及训练和赛会期间校领导的活动安排。

四、工作要求及说明

1、请各相关部门按照具体工作要求认真落实实施；

2、请各学院尽快成立相关工作机构，由学院主要领导牵头，分管学生工作领导具体负责，要求学生科、团委、辅导员及其他相关工作人员全程参与训练和演出的管理及带队工作；请各学院于会后确定一名联络员（原则上由学生科长或团委书记担任）负责学院与领导小组办公室的沟通和对接；

3、请各学院按照领导小组的部署和安排，认真做好学生的动员和引导工作，确保足额完成人员分配任务（人员分配情况详见附件1），并按照附件2的要求认真填写《学生演员登记表》；

4、因训练时间为假期期间，时间紧，责任大，任务重，且天气仍较炎热，请各学院务必做好学生的教育管理、说服解释和后勤保障工作，确保学生心情舒畅、身体健康、有序圆满地完成训练和演出任务。

附件1

各学院参演人员名额分配表

说明：

1、为便于统一组织安排，本次4600名开幕式翻板演员均由中心校区学生组成。据不完全统计，新学期开学后，我校中心校区2012级、2013级学生共计5900人，按照要求共需4600名学生，占比78%，以上各学院人数均为按照此比例计算得出，特此说明。

2、请各学院按照人员名额分配表上的人数要求，尽快督促所在学院学生科、团委（总支）组织学生报名并填写《学生演员登记表》，具体要求将于会后在校团委工作群上发布。

附件2